Abychom mohli své poslání realizovat kvalitně, potřebujeme zpracovávat údaje o lidech, se kterými při své činnosti přicházíme do styku. Těmito lidmi jsou například zájemci o sociální služby, klienti našich sociálních a jiných služeb, zaměstnanci, dobrovolníci, sponzoři, dodavatelé, účastníci našich akcí, návštěvníci našeho webu, odběratelé našeho emailového newsletteru, smluvní partneři a další osoby, se kterými musíme během své činnosti komunikovat.

Z tohoto důvodu nás zákon považuje za správce osobních údajů, z čehož nám vyplývá zákonná povinnost starat se o bezpečí svěřených osobních údajů, splnit různé podmínky při jejich zpracování a pomoci při uplatňování práv. V případě jakýchkoliv dotazů či požadavků se na nás obraťte na následujících kontaktech:

Liga vozíčkářů, z.ú.

Bzenecká 23

628 00 Brno – Vinohrady

Telefon +420 608 748 631 (Zdeněk Škaroupka)

zdenek.skaroupka@ligavozic.cz

Tyto pravidla odrážejí naše hodnoty v oblasti ochrany osobních údajů a zároveň jsou zárukou, že:

  1. Splňujeme zákonné podmínky v oblasti ochrany osobních údajů.
  2. Chráníme soukromí všech klientů našich sociálních a jiných služeb, zájemců o sociální a jiné služby, zaměstnanců, zájemců o zaměstnání, dobrovolníků, sponzorů, dodavatelů, účastníků našich akcí a pravidelných aktivit, dále smluvních partnerů, návštěvníků našeho webu a odběratelů našeho emailového newsletteru.
  3. Nechceme nic zamlčovat či skrývat.
  4. Údaje zpracováváme proto, abychom poskytovali kvalitní služby.
  5. Zpracováváme pouze nezbytné informace.

2.     Kdy osobní údaje sbíráme a zpracováváme

Osobní údaje získáváme různými způsoby, může se jednat o následující situace:

  1. Během mailové, telefonické a osobní komunikace
  2. Jednání se zájemcem o službu
  3. Podpisem smlouvy o poskytování sociálních služeb
  4. Vyhlášením výběrového řízení na pracovní pozici
  5. Podpisem pracovní smlouvy
  6. Podpisem dobrovolnické smlouvy
  7. Podpisem darovací smlouvy
  8. Vyplnění papírové či elektronické přihlášky na nějakou z našich akcí
  9. Přihlášením se k odběru našeho emailového newsletteru
  10. Vznikem jiného smluvního vztahu

3.     Jaké údaje zpracováváme a za jakým účelem

Druhy údajů, které zpracováváme se mohou lišit podle důvodu, kvůli kterému spolu přicházíme ke styku. Přehled těchto důvodů s rozsahem zpracovávaných údajů a účelů, za kterými zpracování probíhá naleznete v našem Katalogu osobních údajů zpracovaného v excelové tabulce, který rádi poskytneme na vyžádání.

3.1.  Během komunikace s námi

Kdykoliv se na nás můžete obrátit telefonicky, mailem či osobně s jakýmkoliv dotazem, žádostí nebo podnětem. Rádi vás vyslechneme, odpovíme, nebo vyřešíme problém. Za tímto účelem potřebujeme zpracovat minimálně vaše kontaktní údaje a je-li to nutné, rovněž Vaše jméno, a to po dobu, než dojde k vyřešení vašeho dotazu, či problému.

4. Zákonnost našeho zpracování osobních údajů

Aby naše činnosti zpracování byly zákonné, musí pro každé zpracování existovat právní titul. Mezi právní tituly, které používáme patří například:

  1. Plnění smlouvy – shromažďování a uložení osobních údajů z titulu plnění smlouvy, například při podpisu darovací, či dobrovolnické smlouvy;
  2. Veřejný zájem – poskytování sociálních služeb z titulu splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu;
  3. Plnění zákonných povinností – zpracování personálních a mzdových údajů zaměstnanců;
  4. Souhlas se zpracováním osobních údajů – zveřejnění fotografií na propagačních materiálech;
  5. Oprávněný zájem správce (Ligy) – používání kamerového systému z důvodu ochrany majetku;

Právní tituly pro jednotlivé osobní údaje jsou uvedené v katalogu osobních údajů, který poskytneme na vyžádání.

4.1. Zpracování osobních údajů z právního titulu plnění smlouvy

Uzavíráme zpravidla smluvní vztahy, které nám ukládá zákon. Sem patří například:

  1. dobrovolnické smlouvy
  2. smlouvy o poskytnutí dotací
  3. darovací smlouvy
  4. a jiné

V takovém případě zpracováváme vždy údaje uvedené ve smlouvě, a to v rozsahu, který je nezbytný k plnění dané smlouvy – tedy tak, abychom mohli udělat to, k čemu jsme se zavázali. Údaje z některých smluv (například smluv o poskytnutí nadačního příspěvku) předáváme příjemcům (donorům či sponzorům) v rámci kontroly transparentnosti naší činnosti. Údaje ze smluv nepoužíváme, ani nepředáváme nikomu k marketingovým účelům.

4.2.    Zpracování osobních údajů z právního titulu splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu

Sem patří poskytování sociálních služeb, které jsou veřejným zájmem. Z tohoto důvodu není potřeba souhlas se zpracováním osobních údajů.

4.3.    Zpracování osobních údajů z právního titulu plnění zákonných povinností

Tyto údaje a některé další zpracováváme, protože nám tak (například jakožto poskytovateli sociálních služeb či zaměstnavateli) ukládá zákon – například účetní či daňové předpisy či předpisy v oblasti práva sociálního zabezpečení.

4.4. Zpracování osobních údajů z právního titulu oprávněného zájmu

Zpracování je v souladu s našimi oprávněnými zájmy, ledaže by Vaše práva měla před těmito zájmy přednost. Tímto oprávněnými zájmem konkrétně je:

Zájem na vytváření a budování prezentace Ligy vozíčkářů, včetně zveřejňování fotografií s biometrickými údaji na propagačních materiálech Ligy.

Zpracování osobních údajů z tohoto právního titulu je založeno na vašem souhlasu. Váš souhlas není potřeba pouze v případě, že se jedná o reportážní fotografie. Na reportážní fotografii nelze jednoznačně určit, že se jedná o konkrétní osobu.

V případě potřeby Vám poskytneme jednoduché možnosti, jak souhlas se zpracováním udělit, či ho kdykoliv odvolat.

5. Jak osobní údaje chráníme a kdo k nim má přístup

Klademe velký důraz na bezpečnost údajů, se kterými přichází naši pracovníci a dobrovolníci do styku. Všichni zaměstnanci a dobrovolníci se písemně zavazují, že budou Při své práci dodržovat nařízení EU o GDPR  a zákon 110/2019 Sb. O ochraně osobních údajů.

Veškeré tištěné materiály obsahující osobní údaje jsou pečlivě uchovávány v uzamykatelných skříních, ke kterým mají přístup pouze ti zaměstnanci, jež je nezbytně potřebují k své práci.

Osobní údaje neprodáváme, ani jinak neposkytujeme neoprávněným třetím stranám, a to ani za účely marketingu. Protože však není v našich možnostech zvládnout všechny druhy naší činnosti vlastními silami, využíváme níže uvedených externích služeb (, které mohou a nemusejí být online). Poskytovatelé těchto služeb mohou mít k vašim údajům přístup pouze v rozsahu nezbytném pro poskytnutí dané služby či plnění jejich povinnosti.

Znamená to, že pokud musíme vaše údaje svěřit jinému subjektu, děje se tak pouze v minimálním rozsahu, který zajistí řádné fungování Ligy a nijak nepoškodí vaše práva či soukromí. Se všemi těmito subjekty máme ochranu osobních údajů smluvně ošetřeno.

Veškerá rizika ztráty osobních údajů, včetně návrhu eliminace a návrhu nápravných opatření máme zpracované v katalogu rizik.

Smluvní poskytovatelé služeb a přidružené subjekty:

  1. Poskytovatelé online nástrojů pro správu, sdílení a ukládání dokumentů, kterými jsou Microsoft, OMEGA24 s.r.o. – zpráva IT, eWay CRM – informační systém, Faster – poskytovatel internetového připojení, Commerce Media s.r.o. – rozesílání informací.
  2. Poskytovatelé online nástrojů pro sledování uživatelské interakce Google Analytics.
  3. Externí poskytovatelé fyzických služeb v oblasti účetnictví, auditu, práva či mentoringu Keloc – účetní software, Blue fin – zpracování mzdové agendy, Direct economy a.s. finanční audit, EUC Premium CZ s.r.o. – lékařské prohlídky, Teamio (jobs.cz) – webový portál pro personalisty.
5.1. Jaká jsou práva těch jejichž osobní údaje uchováváme a jak je mohou uplatnit

Aby ti jejichž údaje uchováváme měli nad nimi maximální kontrolu, mohou ve vztahu k nim uplatnit celou řadu práv. V rámci našich možností poté uděláme maximum proto, abychom všem žádostem vyhověli. Základní výčet vašich práv poskytují články 15 až 22 nařízení GDPR a patří mezi ně zejména:

  1. Právo získat informace o osobních údajích, které zpracováváme (právo na přístup k osobním údajům)
  2. Právo na opravu zpracovávaných osobních údajů v případě, že budou nepřesné a informace o provedení opravy
  3. Právo na výmaz osobních údajů z našich databází v případě, že už údaje nebudou potřebné k účelu, pro který byly zpracovávány, nebo když odvoláte souhlas s jejich zpracováním
  4. Právo na omezení konkrétního zpracování osobních údajů a informace o provedení omezení v případě, že už údaje nebudou potřebné k účelu, pro který byly zpracovávány
  5. Právo vznést námitku proti zpracovávání osobních údajů na základě našich oprávněných zájmů, jak jsou popsány výše
  6. Právo odvolat dříve udělený souhlas se zpracováním osobních údajů, je-li zpracování na tomto souhlasu založeno

Uděláme vše pro to, abychom pomohli uplatnit tyto práva a vyřešit jakékoli dotazy, žádosti, či stížnosti. Obrátit se na nás můžete prostřednictvím e-mailu na ligavozic@ligavozic.cz, případně jinou cestou uvedenou v článku 1. těchto pravidel. Emailová cesta je však nejefektivnějším způsobem řešení vašich žádostí. Ve zprávě prosím specifikujte, jak vám můžeme pomoci, či co pro vás můžeme udělat. E-mail prosím odesílejte vždy z adresy, kterou běžně používáte v souvislosti s našimi službami, abychom zajistili, že se vaše údaje nedostanou do špatných rukou.

Budeme rádi, když se vše pokusíte nejprve vyřešit s námi. Vaše spokojenost je pro nás důležitá, a proto vám rádi pomůžeme. Pokud i přesto nebudete spokojeni se způsobem vyřízení vaší žádosti, máte právo obrátit se prostřednictvím stížnosti na Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, email: posta@uoou.cz, ID datové schránky: qkbaa2n.

5.2. Nastavení našeho webu

Náš web se snažíme nastavit tak, aby byl pro návštěvníky uživatelsky přívětivý. Z tohoto důvodu sledujeme, co návštěvníci na našich stránkách dělají, především jaké stránky navštěvují a jaká hesla vyhledávají. K tomu využíváme služeb třetích stran, především Google, díky kterým se nám daří lépe porozumět chování našich stránek. Proto zpracováváme vaše informace, kterými mohou být například IP adresa,  časové údaje, vaše poloha, případně jiné údaje o vašich aktivitách na našem webu.

Pro lepší přizpůsobení našich služeb vašim požadavkům používá náš web cookies – drobné soubory ukládané na váš disk, které zaznamenávají data související s prohlížením našich stránek. Nastavení cookies můžete kdykoli změnit ve svém prohlížeči, včetně jejich úplného zákazu. Mějte však na paměti, že změna nastavení cookies může nepříznivě ovlivnit některé funkce našeho webu a některé stránky se mohou chovat nepředvídatelně.

5.3. Rozesílání emailového newsletteru

Přihlášením k odběru našeho newsletteru Kaleidoskop souhlasíte se zpracováním vaší emailové adresy za účelem zasílání novinek a informací o našich produktech a službách. Newsletter neobsahuje žádné komerční nabídky. Chceme, aby tyto novinky a informace pro vás byly užitečné a zajímavé.

Odběr novinek můžete kdykoli odhlásit kliknutím na link „odhlásit odběr“, obsažený v patičce jednotlivých zpráv. Po odhlášení odběru vám již novinky a sdělení nebudeme moci zasílat a nebudeme mít právo vaši emailovou adresu za tímto účelem dále zpracovávat.

Můžete se rovněž spolehnout na to, že:

  1. Newsletter Kaleidoskop rozesíláme pouze na veřejné emailové adresy. Dále na soukromé adresy, pokud nám k tomu majitel udělil souhlas.
  2. SPAM není naše disciplína. Nebudeme vám posílat nežádoucí nabídky a za tímto účelem vaši emailovou adresu ani nepředáme nikomu třetímu. Obsah newsletteru bude vždy souviset pouze s naší činností.
  3. Obsahem emailového newslleteru E-maily vám budeme zasílat v rozumných intervalech, tak, aby vás ve schránce překvapily pouze příjemně.
  4. Vaše požadavky a dotazy týkající se mailingu s vámi rovněž rádi vyřešíme na adrese ligavozic@ligavozic.cz. Napište nám, budete-li cokoli potřebovat.

6. Změny zásad ochrany osobních údajů

Vzhledem k případným budoucím právním změnám či změnám v činnosti Ligy je možné, že budeme čas od času muset provést úpravy těchto Pravidel ochrany osobních údajů. V případě zásadních změn vás budeme informovat, avšak doporučujeme, abyste si v případě potřeby aktuální znění těchto pravidel vždy zkontrolovali, neboť může dojít k drobnějším, dílčím úpravám.